Comunicazione: 9 consigli

Oggi condivido 9 consigli a cui far riferimento quando dovete comunicare sul posto di lavoro, ma anche in questo periodo di smart working, che ci vede ancora più inclini a dover utilizzare una comunicazione efficace, con capi colleghi e clienti. Come vedrete i consigli sono molto interconnessi tra loro proprio perchè la comunicazione è una competenza che richiede diverse abilità. In generale la comunicazione organizzativa ha lo scopo di informare, coinvolgere, richiedere condivisione, incrementare l’efficienza e l’efficacia dell’organizzazione. In particolare, e spesso all’interno di altri approfondimento abbiamo parlato dell’importanza che ha questa soft skill, teniamo presente che a seconda della modalità con cui noi comunichiamo, questa ci può agevolare o ostacolare nel raggiungimento dei nostri obiettivi. Quindi basandoci su queste premesse vediamo 9 consigli per comunicare al meglio:

1° consiglio: ascolto attivo. Saper ascoltare è una capacità fondamentale per essere un buon comunicatore. Partiamo dal presupposto che a nessuno piace parlare con qualcuno che elargisce opinioni e che non dedica tempo all’ascolto degli altri. Ma soprattuto il non saper ascoltare ti mette nella condizione di non riuscire a comprendere cosa realmente ti viene chiesto e quindi di poter poi dare un feedback efficace. Quindi per mettere in pratica l’ascolto attivo devi porre l’attenzione su ciò che il collega, il capo o il cliente, ti sta chiedendo, non solo rimando in silenzio, ma partecipando attivamente al suo vissuto, chiedendo chiarimenti, a volte ripetendo delle frasi dette dal tuo interlocutore, per assicurarti di aver capito bene, utilizzando ad esempio la tecnica della riformulazione, puoi dire “Quindi, mi stai chiedendo di….” oppure “ Se ho capito bene mi stai dicendo che…” solo così potrai comprendere al meglio le richieste e potrai rispondere in modo efficace. Dall’altro lato, se stai chiedendo tu qualcosa usa il silenzio per accogliere il punto di vista del tuo interlocutore, perchè potrebbe regalarti un particolare che non avevi notato.

2° consiglio: comunicazione non verbale. Il linguaggio del tuo corpo, il contatto visivo, i gesti delle mani e il tuo tono di voce sono elementi inscindibili dal tuo messaggio verbale, anche loro concorrono a creare il messaggio che stai cercando di trasmettere. Lo psicologo di Palo Alto Paul Watzlawick, definì il primo, dei 5 assiomi che definiscono i tratti comportamentali della comunicazione umana “non si può non comunicare”, questo vuol dire che se io sono al pc con le sopracciglia corrugate, sto mandando già un messaggio a chi mi osserva, e cioè che sono impegnato. Quindi è bene fare attenzione sia al nostro linguaggio del corpo mentre chiediamo qualcosa o parliamo con i colleghi, ma ci è utile anche allenarci a notare nel nostro interlocutore questa tipologia di messaggio. Se adotterai una posizione rilassata, con le braccia aperte, e un tono di voce amichevole e un bel sorriso incoraggerai gli altri a parlare apertamente con te, e le persone saranno più propense ad aiutarti. Inoltre mantenere un contatto visivo: quindi guardare sempre negli occhi l’interlocutore, dimostra che sei concentrato su di lui e sulla conversazione. Ad esempio se la persona non ti sta guardando negli occhi, potrebbe essere in difficoltà. L’economista Peter Drucker ha detto “La cosa più importante nella comunicazione è sentire quello che non viene detto”.

3° consiglio: chiarezza e sintesi. Per essere un buon comunicatore devi saper tarare il tuo messaggio, sia all’interlocutore che al contesto.  Questa regola vale, ovviamente, per ogni tipo di comunicazione, sia che tu debba fare una telefonata, o parlare di persona, con il collega, che tu debba inviare un’email, o creare una presentazione per un cliente, devi saper trasferire i tuoi concetti in modo diretto e sintetico. Utilizzare discorsi troppi lunghi, che diventano poi non pertinenti, rende difficile per l’interlocutore ascoltare quello che dici, o capire esattamente quello che vuoi dirgli e di conseguenza non otterrai l’aiuto o l’informazione di cui avevi bisogno. Allora una possibilità è fare pratica con le chiamate telefoniche o con le videocall, scrivere le parole chiave del tuo discorso collegandole con delle frecce, così da avere una mappa di quello che vuoi dire davanti agli occhi, e alla fine valutare se hai detto tutto o cosa hai tralasciato.

4° consiglio: mostrare sicurezza. La tua sicurezza comunica ai colleghi che credi in quello che dici e che te ne stai assumendo la responsabilità. Per mostrare sicurezza, valuta in anticipo la correttezza del tuo messaggio, mantieni il contatto visivo mentre parli, e utilizza un tono amichevole, ma allo stesso tempo autorevole. Questo comporta il non contraddirti mentre parli, non avere fretta di concludere o di raccontare ogni singolo particolare, inoltre attenzione a non risultare arrogante o aggressivo.

5° consiglio: empatizza usando risposte emozionali. L’empatia è quella capacità di cui abbiamo spesso parlato, che ci aiuta a leggere le emozioni negli altri, quindi è un ottimo alleato per rispettare e comprendere le opinioni altrui e i diversi punti di vista, anche quando non sei d’accordo con il tuo superiore, dipendente o collega, utilizzare frasi come “Capisco cosa vuoi dire” dimostra che stai ascoltando e che rispetti le  loro opinioni. Inoltre capire le emozioni degli altri ci da la possibilità di capire quando la persona è nelle condizioni di poterci ascoltare. Se ci avviciniamo ad un collega perchè ci serve un’informazione e lo vediamo agitato, chiedergli ciò che ci occorre sapere senza valutare il suo stato emotivo non ci condurrà ad ottenere l’informazione.

6° consiglio: stop ai pregiudizi. Non cedere ai pregiudizi ci permette di avere delle conversazioni più utili, produttive e oneste, anche quando non condividiamo il punto di vista del nostro interlocutore. Un buon comunicatore dovrebbe iniziare ogni conversazione mantenendo un atteggiamento aperto all’ascolto e alla comprensione, e non volendo prevalere sull’altro, giudicando i loro pensieri e le loro opinioni.

7° consiglio: il rispetto. Questo è strettamente legato al punto precedente perchè il rispetto si lega a sua volta con la maggiore disponibilità che le persone provano nel comunicare con te se rispetti loro e le loro idee. Mentre parli con qualcuno prova a usare il suo nome, non controllare il telefono o l’orologio, pratica l’ascolto attivo per non interrompere bruscamente un discorso e rimani concentrato sulla conversazione, questi piccoli dettagli faranno sentire la persona apprezzata. Quando ricevi un’email, ad esempio, prenditi del tempo per rispondere correttamente, in questo modo trasmetterai rispetto verso l’interlocutore. Al contrario se, rispondi alle mail in modo sbrigativo o confuso, invierai un messaggio parallelo in cui fari capire al tuo interlocutore che non rispetti ciò che ha condiviso con te o che sei poco interessato all’argomento della conversazione. Se al momento non possiamo rispondere meglio essere sinceri e prendere tempo.

8° consiglio: i feedback. Cioè la capacità di dare risposte costruttive. è una competenza difficile perchè implica la messa in atto di tutti gli altri 8 consigli contemporaneamente. I feedback costruttivi però sono indispensabili sia attraverso la comunicazione scritta, come le email, sia per mezzo di telefonate o di persone, perchè sono il veicolo con cui dimostriamo ai nostri interlocutori l’importanza che hanno per noi. Ad esempio per un responsabile dire al proprio dipendente: “buon lavoro” o “grazie per la cura che hai avuto in questo progetto” può farne aumentare notevolmente la motivazione lavorativa.  Così come è importante essere in grado di accettare e incoraggiare un feedback da parte di altri. Importante poi è anche ragionare sull’efficacia dei feedback che dai tu, ad esempio attraverso domande chiare, se non sei sicuro di aver compreso a fondo il problema, invece di dare una risposta generica.

9°consiglio: scegli la modalità e il momento giusto. possiamo dire che queste due abilità sono fondamentali nel momento che precede la comunicazione perchè perchè dobbiamo essere in grado di selezionare quale forma di comunicazione utilizzare: ad esempio per conversazioni importanti come licenziamenti, cambiamenti di stipendio, andrebbe preferita la modalità  di persona. Tenendo in considerazione anche la persona con cui vuoi parlare, ad esempio, se hai bisogno di parlare con il tuo capo che sai essere molto impegnato,  puoi  anticipare il tuo messaggio tramite email, chiedendo la sua disponibilità per un confronto diretto. Questo rispetto porterà le persone ad avere la stessa cura anche per te. Infine selezionare attentamente il momento per comunicare un messaggio, come diciamo prima, se vedo il mio collega alla scrivania con le sopracciglia corrugate, probabilmente in quel momento sarà impegnato e quindi poco incline a parlare con noi, meglio aspettare che abbia finto. Se telefono ad un cliente e lo sento di corsa, invece di iniziare subito la conversazione, chiedere se è possibile chiamare in un momento più tranquillo, sarà lui anche più propenso dopo ad ascoltarci.

Ora vediamo come metterli in pratica con un esercizio:

Vi lascio questi consigli sotto forma di check-list da tenere con voi per prendere consapevolezza di quali abilità già mettete in campo, durante le vostre conversazioni, e quali invece necessitano di un potenziamento.

Leggete attentamente la check-list, e durante la prossima comunicazione lavorativa provate a spuntare le abilità che mettete già in campo e cerchiate invece quelle che vi risultano più complicate da tenere sotto controllo o da agire, lì saprete di dover porre la vostra attenzione per potenziare la vostra capacità comunicativa.

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Psicologa del Lavoro e autrice del podcast Psicologia a Lavoro!