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Il processo di Problem Solving

Ciao! Molto spesso nei cv dei candidati o durante i colloqui di selezione, o tra le competenze che i miei clienti nominano con più frequenza c’è il Problem Solving. Qui nel podcast l’abbiamo visto come una delle 10 skill fondamentali da sviluppare.  In realtà però il Problem Solving è solo una delle fasi che vanno a definire il processo attraverso cui passare per risolvere un problema in modo efficace. Proviamo allora a vedere più da vicino questa skill.

Che cos’è un problema?

Partiamo dal principio: un problema è un ostacolo che ci rende difficile raggiungere un determinato obiettivo o soddisfare un’esigenza.Quindi prima di fare qualsiasi cosa dobbiamo essere certi di essere di fronte ad un problema, la prima domanda a cui dobbiamo rispondere è: questo ostacolo è un problema?

– se la risposta è si, allora possiamo addentrarci nel processo di risoluzione, che vedremo tra poco;

– se la risposta è no, perché non esistono soluzioni allora siamo di fronte ad un vincolo e provare a risolverlo ci farà solo perdere tempo ed energie.

Le 7  fasi del Problem Solving

Quindi quando siamo di fronte ad un problema possiamo utilizzare il processo di Problem Solving per trovare una o più soluzioni efficaci.

Si possono distingue almeno 7 fasi nel processo di problem solving:

Fase 1 Problem finding: in questa prima fase prendiamo consapevolezza che ci troviamo di fronte ad un problema che abbiamo necessità di risolvere.

Fase 2 Problem setting: questa fase è cruciale perché se ci concentriamo su un falso problema tutto il lavoro che faremo da qui in poi ci avrà solo fatto perdere tempo, energie e avrà innescato in noi un senso di frustrazione, perché ci avrà condotti a soluzioni che non risolveranno il problema iniziale. Identificare correttamente il problema risulta quindi fondamentale. In questa fase dobbiamo calibrare il linguaggio con cui descriviamo il problema, avere ben chiaro qual è l’obiettivo che vogliamo raggiungere.

Fase 3 Problem analysis: in questa fase analizziamo il problema per scomporlo in parti più piccole da affrontare. Questo lo abbiamo detto spesso, ci consente di trovare soluzioni in modo più logico, potendo tradurre più facilmente il pensiero in azioni concrete. Raccogliamo informazioni e proviamo a vedere la situazione da diverse angolazioni.

Fase 4 Problem solving: in questa fase analizziamo le possibili soluzioni, da quelle già usate in passato, a quelle nuove, che possono nascere anche dall’unione di più soluzioni. Ricordando che le soluzioni che implementeremo non mirano soltanto a risolvere gli effetti del problema, ma a rimuovere le cause per impedire che si ripresenti in futuro.

Fase 5 Decision making: la capacità di prendere decisioni ci permette di riepilogare e sintetizzare le possibili azioni da intraprendere per raggiungere l’obiettivo finale.

Fase 6 Decision taking: questa è la fase di azione, una volta che abbiamo deciso cosa è utile fare per risolvere il nostro problema, finché non avremo implementato la soluzione non avremo risolto il problema. E anche una volta implementata la soluzione è indispensabile non dimenticarci dell’ultima fase.

Fase 7 Validazione: Questa fase l’abbiamo già incontrata anche nel Circolo Virtuoso dell’Innovazione Professionale, è la fase in cui raccogliamo i dati, anche attraverso feedback, della soluzione implementata e li monitoriamo per un determinato lasso di tempo per capire se la soluzione ha risolto il problema e abbiamo raggiunto l’obiettivo, se sono necessarie delle modifiche o se non ha risolto il problema.

I vantaggi del Problem Solving

La buona notizia è che il Problem Solving può essere sviluppato e potenziato grazie all’esperienza e inoltre ha almeno 4 vantaggi, infatti ci aiuta:

– a trovare soluzioni ai nostri problemi,

– a creare un metodo da replicare a problemi differenti, per aumentare la nostra autoefficacia e risparmiare tempo,

–  a sviluppare e tenere allenate le nostre competenze metacognitive,

– a far fronte al cambiamento in maniera flessibile e più veloce.

Inizia a lavorare sul processo di Problem Solving

Se vuoi iniziare a lavorare sullo sviluppo del Problem Solving, nei prossimi giorni nel canale gratuito Telegram di Psicologia a Lavoro! troverai ulteriori approfondimenti.

Se non sei ancora iscritto al canale basta cliccare qui per accedere gratuitamente al canale.

Modalità di risoluzioni non adeguate

La risoluzione di un problema è un atto mentale complesso. Quindi, è bene tenere a mente che: se il processo di Problem Solving è caratterizzato da modalità di risoluzione non adeguate, queste si possono trasformare in una condizione di disagio, che non ci permetteranno di ragionare con lucidità, coerenza e in modo funzionale, perché saremo sopraffatti delle nostre emozioni, alimentando un malessere psicologico.

Allora quando ci rendiamo conto che stiamo insistendo, eccessivamente, nel cercare di risolvere un problema o se stiamo implementando soluzioni che non sono efficaci nel raggiungimento dell’obiettivo, è indispensabile gestire le emozioni, prendere le distanze dal problema e mettere in atto strategie per spezzare il loop di risposte inconcludenti. Ad esempio distogliere l’attenzione e tornare sul problema in un secondo momento con più lucidità e obiettività, ripercorrere a ritroso le azioni e i pensieri fatti per trovare ciò che non funziona, creare una mappa che ci sostenga nel vedere sia il quadro completo che le singole parti di essa. Questo perché insistere senza ottenere il risultato che vogliamo ci fa percepire il problema come più complesso di quanto non lo sia già e questo può aumentare notevolmente la frustrazione e lo stress negativo.

L’esempio dei Colloqui di selezione

Ad esempio una delle situazioni in cui è importante gestire le emozioni e sapersi valorizzare al meglio è sicuramente quella che si vive durante un colloquio di selezione. Come ti dicevo all’inizio, infatti, durante i colloqui di selezione valuto la skill del Problem Solving con delle domande del tipo: “mi racconti di un’esperienza passata in cui ha dovuto superare un problema o risolvere una situazione difficile”. Oppure presento delle situazioni complesse, ma specifiche che il candidato potrebbe incontrare nella nuova azienda, chiedendo di  provare ad immedesimarsi, e raccontarmi come le affronterebbe, oppure ad esempio negli assessment si propongo esercizi o situazioni per cui è richiesto di presentare delle soluzioni, ecco in queste situazioni avere in mente il processo di Problem Solving ci aiuta a creare una struttura della risposta e uno storytelling conciso ed efficace che vi aiuterà ad aumentare il vostro senso di autoefficacia dando al selezionatore le informazioni utili per capire che realmente avete utilizzato la soft skill del Problem Solving scritta nel cv.

Idea per mettere in pratica il processo di Problem Solving

In ogni momento della tua vita professionale, quando hai bisogno di valutare soluzioni già intraprese con successo, quando vuoi fare un rapido bilancio delle tue competenze o sei di fronte ad un ostacolo da superare, frutta il potere del Design Thinking, prendi carta e penna o utilizza dei post-it per analizzare la situazione nuova da risolvere o ripensare a situazioni in cui hai realmente evidenziato un problema e implementato con successo la soluzione, scrivendo le idee e le azioni intraprese per ogni fase del processo, in questo modo avrai di fronte  una mappa su cui lavorare.

In conclusione

Come vedi questa skill è piuttosto complessa e oltre ad essere inserita in processo per esserti utile, è anche legata  a molte altre competenze, che puoi trovare già qui nel podcast, come le strategie di coping, il saper prendere delle decisioni, la capacità di gestire dei conflitti, l’antifragilità, il pensiero critico e creativo, che è necessario sviluppare per supportare il processo di Problem Solving e che ti aiutano a generare delle soluzioni efficaci, con una notevole dose di soddisfazione personale.

Autrice

Dr. Valentina Patacca

Psicologa del Lavoro e autrice del podcast Psicologia a Lavoro!

AUTRICE