La Matrice di Eisenhower

Ciao questo è il canale Telegram Psicologia a Lavoro, io sono Valentina Patacca, qualche settimana fa abbiamo parlato del cambio di prospettiva nella gestione del tempo, portando l’attenzione su ciò che realmente possiamo cambiare e cioè i nostri livelli di energia. Tuttavia per riuscire ad arrivare a fine giornata, settimana o mese avendo portato a termine, i nostri impegni dobbiamo essere in grado di dividere le attività importanti, che ci portano al raggiungimento dell’obiettivo, da quelle che invece ci distraggono, o ci allontanano. E per fare questa suddivisione dobbiamo chiederci: sono in grado di capire quando un’attività è importante? Quando è urgente? O quando è un’attività che devo delegare a qualcun altro o addirittura eliminare? Ponendoci queste domande possiamo avvalerci di uno strumento efficace che ci supporterà nel portare a termine i nostri obiettivi. Oggi vediamo, quindi, uno strumento utile per non disperdere le energie e aumentare la produttività, sia nelle ore lavorative, che per organizzare le attività della vita privata. Arrivare a fine giornata avendo portato a termine le giuste attività aumenterà la nostra soddisfazione e il nostro senso di auto-efficacia, alimentando la motivazione a migliorarci ogni giorno di più. Parliamo della Matrice di Eisenhower o di Covey, dall’autore che ne ha approfondito il modello. Questa matrice si costruisce sulla dicotomia importanza/urgenza. Quindi ci aiuta ad ordinare le priorità dividendo ciò che è urgente da ciò che è importante per noi. Basandoci su questo primo dato possiamo affermare che  ognuno costruirà la propria matrice in base a ciò che ritiene importante, poiché questo è un concetto soggettivo, diverso dal concetto di urgente, che invece è un concetto oggettivo, perchè è legato alla variabile tempo, che come abbiamo già detto nell’audio sulla gestione del tempo è entità esterna a noi, su cui non abbiamo il controllo. Teniamo quindi a mente che  le priorità sono legate ai nostri valori, interessi e principi e possono quindi essere diverse per ciascuno di noi, inoltre ciò che possiamo ritenere importante oggi, può non esserlo in un altro momento della nostra vita. Quindi per prima cosa dobbiamo imparare a gestire con consapevolezza la nostra scala dei valori, questo ci porterà  a costruire giorno dopo giorno un modello che aumenterà la nostra produttività, perchè sarà basato su di noi, sui nostri livelli di energia, che possiamo imparare a conoscere attraverso le domande dell’audio della scorsa settimana. Vediamo ora qual è la struttura della matrice di Eisenhower. Vi ho postato qui sotto un pdf da utilizzare per seguire meglio l’audio e poter poi costruire la vostra matrice. Allora, come potete vedere abbiamo 4 quadranti, partiamo da sinistra verso destra quindi nel primo troviamo le attività importanti e urgenti, qui dobbiamo inserire la attività da fare subito e che non possiamo delegare a nessuno,  è il quadrante dell’azione. Accanto troviamo il secondo quadrante in cui andremo a segnare le attività importanti ma non urgenti, quindi che possiamo fare in un secondo momento, è il quadrante infatti della pianificazione. Sotto al primo quadrante troviamo il quadrante numero 3 qui andremo ad inserire le attività non importanti, ma urgenti, è il quadrante della delega. Infine il quarto quadrante è quello dove inseriremo le attività non importanti e non urgenti, questo vuol dire che sono cose che possiamo eliminare, perchè comprende azioni superflue.

Vediamo ora i 4 Quadranti nel dettaglio e quale caratteristiche hanno:

Q1: la crisi, qui inserisci le azioni che devi portare a termine subito e che non puoi delegare ad altri. Come  terminare un progetto in scadenza, telefonate ai clienti, ma anche pagare la bolletta in scadenza. In questo quadrante non devono esserci troppe attività, altrimenti i rischi sono di consumare velocemente le energie, perdere il controllo della situazione e lavorare in costante emergenza, tutto questo si ripercuoterà sulla produttività poiché non riuscirai a portare a termine il lavoro e questo si accumulerà.

Q2: la qualità, qui inserisci azioni importanti ma non urgenti, ad esempio come la frequentazione di un corso, l’organizzazione di una festa di compleanno, la preprazione della documentazione fiscale per la dichiarazione dei redditi. Tutte azioni che necessitano di una pianificazione strategica per essere portate a termine. Quindi sono attività che devi svolgere ma senza urgenza, tuttavia, se non inizi a pianificarle prima o poi rientreranno nel Q1 e andranno a sovraccaricarlo, a discapito della tua produttività.

Q3: l’inganno, qui inserisci le attività che sono urgenti, ma non sono importanti, di solito sono attività dipendenti da altre persone e che non ti competono, ma ti sono state “scaricate” da qualcun altro, come partecipare a riunioni superflue, se perderai tempo a portare a termine le attività di questo quadrante, invece di delegare le azioni, queste non faranno altro che prosciugarti energie e risorse, che impegnerai  per occuparti di ciò che non ti interessa, e non te ne rimaranno per i tuoi obiettivi.

Q4: il superfluo: qui inserisci le attività che sono una totale perdita di tempo, energie e risorse. Sono le attività che utilizzi per procrastinare l’inizio delle attività del Q1, è la via di fuga dal sovraccarico di problemi che non abbiamo le energie per affrontare. Come le distrazioni, navigare nel web o  sui social senza meta. Adoperarsi durante la giornata in tutte queste attività è come prendere un pungo di sabbia la mattina e ritrovarsi con il pugno vuoi al sera, abbiamo consumato tanta energia per non ottenere nulla.

Quindi la regola generale è più ti occuperai di pianificare le attività del Q2 e meno sarai costretto a far fronte alle emergenze dei Q1 e Q3.

Alcuni consigli per compilare la tua matrice: prendi carta e penna, o usa la tua app preferita, io mi trovo molto bene con Trello, e stendi un elenco dettagliato dei tuoi impegni. Elenca anche le tue risorse e gli slot di tempo a tua disposizione. Ora prendi la tua matrice, puoi scaricare il pdf qui sotto o usare un app, io uso Ike, che ti permette di creare diverse matrici, come quella per la casa e quella per il lavoro e aggiungerne altre a seconda dei tuoi bisogni. E inizia ad inserire le diverse attività nei quadranti. Un piccolo trucco per decidere cosa inserire e dove è l’utilizzo dell’acronimo TIME:

T è il Q1 ed è Tassativo

I è il Q 2 Importante e Indispensabile

M è il Q3 Mobile, quindi Mansione da delegare

E è il Q4 Eliminabile.

Quali sono i benefici nell’uso della matrice di Eisenhower, oltre ad aumentare la tua produttività, se utilizzata regolarmente aiuta a ridurre lo stress nella gestione e realizzazione delle attività, ed è inoltre legata alla capacità di prendere decisioni, che come abbiamo detto nell’audio di questa soft skill a gennaio, include il passare all’azione. Quindi avere un quadro completo ci spinge ad agire. Inoltre la ricerca mostra che la nostra capacità di prendere decisioni è fortemente legata alle nostre emozioni, perchè quando elaboriamo un pensiero superiore la parte del nostro cervello legata alla razionalità e al processo decisionale, cioè la corteccia orbitofrontale e la parte del nostro cervello associata all’emozione, l’amigdala, spesso lavorano insieme. Questo significa che il processo decisionale è in realtà legato alla regolazione dell’umore. In effetti, ad esempio l’ansia e la depressione sono spesso classificate come sentimenti in cui ci si sente immobili, bloccati e incapaci di prendere decisioni. Ecco perché l’adozione di uno strumento come la matrice di Eisenhower può aiutarti a valutare i tuoi compiti o le decisioni che devi prendere, e a ridurre il tuo carico emotivo. Utilizzandola regolarmente, come abbiamo visto nel ciclo delle abitudini, il nostro cervello inizierà a ricalibrarsi, introducendo a poco a poco l’abitudine di identificare rapidamente la differenza tra compiti importanti e compiti non importanti, tra attività urgenti e non urgenti.

Psicologa del Lavoro e autrice del podcast Psicologia a Lavoro!