Pianificazione

Buongiorno! Sono felice di tornare a condividere oggi questa puntata, dopo due mesi di stop dovuti al fatto che ho dovuto concentrare le mie energie e l’attenzione alla mia salute. Se sei all’interno del canale Telegram Psicologia a Lavoro! già saprai infatti che ho dovuto subire un intervento e attraversare il periodo di convalescenza. Ora è finalmente giunto il momento di riprendere e per essere produttiva parto dalla pianificazione del mio lavoro, e ho pensato parlare questo argomento anche attraverso la condivisione del mio approccio e degli strumenti che utilizzo per la pianificazione.

L’importanza di una corretta pianificazione del lavoro

Iniziamo con il dare una cornice di contesto la pianificazione è una competenza trasversale che rientra nell’area così detta realizzativa, insieme ad altre competenze come l’individuazione delle priorità, delle risorse e dei tempi, e al controllo operativo su obiettivi e processi. Una persona che ha sviluppato questa competenza utilizza strumenti e metodologie per la raccolta di informazioni, riconosce le priorità.

È importante ricordare che non esiste un approccio giusto o sbagliato per pianificare il lavoro, ma solo quello più funzionale per te. Quindi il mio primo consiglio è di provare più metodi, più strumenti e più tecniche finché non troverai quelli che ti renderanno più produttivo.

Ma perché è importante pianificare?

Io credo che la pianificazione abbiamo molti vantaggi, in particolare ci aiuta a non arrivare al Burnout, ci alleggerisce la mente evitando di sovraccaricarla delegando la mole di informazioni agli  strumenti, aumenta la conoscenza che possiamo avere del nostro funzionamento sul lavoro, rendendoci più produttivi e più soddisfatti di noi stessi.

La scelta di strumenti per la pianificazione

Per pianificare hai sicuramente bisogno di strumenti che ti aiuteranno a non sovraccaricare il cervello, e ad avere una visione più chiara di qual è il flusso delle attività che devi svolgere.  Gli strumenti più utili sono quelli con cui ti trovi bene e quindi possono spaziare dalla carta e penna fino ad arrivare ai software, passando per il calendario attaccato al muro come un canvas e utilizzato con dei post-it, alla classica e l’intramontabile agenda cartacea o ad un mix di più strumenti che lavorano in sinergia tra loro. Se scegli più strumenti è importante che lavorino per portare avanti tutti lo stesso flusso di informazioni, altrimenti si rischia di avere o un copia e incolla delle attività o una dispersione di informazioni che porteranno poi al caos.

Qui non mi soffermerò sulla descrizione degli strumenti che utilizzo io, perché senza averli davanti o conoscerli sarebbe senz’altro noioso da seguire, voglio invece concentrarmi sulla metodologia e sugli accorgimenti che utilizzo per creare la mia pianificazione in modo che puoi replicarla con qualsiasi strumento.

La prima cosa a cui devi pensare è quando fare la pianificazione. Io, in genere, la faccio alla fine del mese, preparando le macro categorie di attività che devo svolgere in quello successivo e poi il venerdì o comunque nel weekend, pianifico le attività della settimana successiva.

La modalità che utilizzo è quella che chiamo ad imbuto, parto con il determinare il nome del progetto, questo mi è utile perché il nome mi da un’idea chiara di cosa mi dovrò occupare soprattutto quando ho più di un progetto in parallelo di cui occuparmi. Poi passo a definire le macro attività di cui quel progetto si compone e infine determino quali sono le azioni che dovrò compire per portare a termine ogni macro attività. Quindi qualunque sia lo strumento o gli strumenti che deciderai di utilizzare, da quelli analogici a quelli digitali, il mio consiglio è quello di partire dal generale per poi zoommare arrivando a vedere il particolare.

Nel canale segreto su Telegram Psicologia a Lavoro! ti consiglio alcuni strumenti digitali che utilizzo e che potrebbero esserti utili per la pianificazione.

Metodologia ad imbuto per la pianificazione

Ora passiamo a vedere con quali accorgimenti metto in pratica questa metodologia ad imbuto:

Nel tempo ho vagliato diversi strumenti e sinergie tra di essi, fino a trovare quelli che si adattano a questo mio modo di pianificare il lavoro, e ho scelto Trello come software generale, collegato al calendario, Todoist per le attività e le azioni, Ike, un’applicazione per la matrice di Eisenhower, che mi aiuta a valutare le azioni dividendole per importanza e urgenza, all’interno del podcast trovi una puntata dedicata a come utilizzare la matrice di Eisenhower, e l’agenda cartacea, perché adoro scrivere a penna.

1. Come prima cosa inizio decidendo il nome del progetto, poi vado a definire una lista di macro-attività che devo svolgere, e per ogni attività stilo una lista di azioni da compiere, se l’attività si ripete nel tempo allora creo una checklist, che replicherò ogni volta che devo compiere quell’attività, così da non doverlo fare da capo tutte le volte. Sia le liste che le check-list le stilo attraverso l’uso dei verbi, ad esempio: il progetto può essere Piano editoriale, l’attività può essere il Creazione Puntata sulla Pianificazione, e all’interno posso avere la lista, o la checklist, che prevede delle azioni come “ricercare informazioni” “scrivere lo script” “revisionare” “registrare” “pubblicare”. Quindi l’uso dei verbi mi aiuta a entrare in modalità operativa quando inizio a lavorare, perché non devo mettermi lì a pensare a cosa devo fare, lo trovo già pronto;
2. a questo punto vado ad inserire delle etichette colorate alle azioni, ad esempio a seconda del grado di finitura, continuando con l’esempio del piano editoriale potrei mettere un etichetta rossa per le azioni “da fare”, arancione “da revisionare” verde “pubblicato”, ma puoi utilizzarli in base a qual è per te l’informazione più importante, se lavori con altre persone sullo stesso calendario, puoi associare un colore a ogni persona, se gestisci più attività, usa un colore per ognuna di esse, o per definire il grado di urgenza delle attività, questo per dire che il colore mi aiuta a sapere a colpo d’occhio a che punto sono del lavoro
3. l’ultimo passaggio è la calendarizzazione, cercando di inserire le attività importanti o complesse nella mattinata, così avrò più energie per portarla a temine, e questo darà più motivazione al flusso di lavoro. Per la calendarizzazione prendo spunto dalla tecnica del Time Blocking ideata da Cal Newport, che consiste nello stabilire segmenti di tempo a cui assegnare attività da svolgere. Quindi inserisco ad esempio revisionare presentazione dalle 10:00 alle 12:00.  Questo indicare lo slot di tempo ha diversi vantaggi: aiuta a diventare più consapevoli del tempo che si impiega per fare le azioni; aiuta a gestire le priorità, a non prendere più impegni di quanti se ne possano gestire in un giorno, aiuta anche a dire no alle attività che mi distrarrebbero dalle mie attività; diminuiscono le distrazioni, le perdite di tempo e la procrastinazione. È importante ricordarsi di prevedere dei blocchi di tempo in cui poter gestire le attività contingenti, che quindi non dipendono da te, come rispondere alle email, di inserire il tempo per eventuali spostamenti e quelli per il pranzo; inoltre sarebbe utile pianificare al massimo il 70% del tempo di una giornata, così da poter avere tempo anche per la vita privata. Infinite, inserisci le scadenze con dei tempi ragionevoli, e nei limiti del possibile lascia un po’ di margine per gli imprevisti. Imprevisti che con l’esperienza dovremo far diventare l’eccezione e non la regola.

In generale è normale non riuscire sempre a completare tutti i task, che avevamo inserito in un giorno o in una settimana, è utile allora non irrigidirsi una volta pianificato il lavoro, perché altrimenti rischiamo di cadere nella trappola del senso di colpa, che ci porterà ad abbandonare l’attività di pianificazione, peggiorando la produttività. È più funzionale iniziare a piccoli passi, provare più tecniche, imparare dai nostri errori e soprattutto monitorare il livello del nostro successo. Un mese potremmo aver completato il 40% delle attività, un altro il 70%. Allora prendiamoci del tempo a fine mese per analizzare le motivazioni, che ci hanno impedito di raggiungere il 100%: ad esempio mi sono fatto distrarre dai social? Non riesco a dire di no quando mi interrompono? Passo troppo tempo a completare i task degli altri? E grazie a cosa invece ho raggiunto il 40, 50, 60%? Alla mia determinazione, al fatto che alcune attività mi appassionano di più? Insomma dobbiamo utilizzare la pianificazione anche per apprendere mese dopo mese più consapevolezza sul nostro modo di lavorare.

Definire il tempo che occorre per svolgere un lavoro ci impedisce di cadere di legge di Parkinson: “Il lavoro si espande fino a riempire tutto il tempo a disposizione per il suo completamento”.

Buona pianificazione!

Psicologa del Lavoro e autrice del podcast Psicologia a Lavoro!