Comunicazione in azienda: problemi e soluzioni

Buongiorno oggi parliamo di comunicazione aziendale. In particolare vediamo cosa comporta una difficoltosa se non assente comunicazione e come possiamo migliorarla, così da lavorare in un clima sereno ed essere più performanti.

Innanzitutto facciamo una distinzione tra informare e comunicare:

• informare vuol dire solo passare un informazione oggettiva. Come può essere domani si svolgerà la riunione alle ore 8.
• Comunicare invece vuol dire mettere in comune, si basa sulla condivisione di esperienze e sulla costruzione di una relazione attraverso parole, comportamenti e atteggiamenti.

poi va fatta una distinzione sulla direzione della comunicazione aziendale, che può essere rivolta

• All’interno interno, ed è quella di cui ci occupiamo oggi, cioè quella tra collaboratori, capi, dipendenti in generale, cioè l’insieme delle relazioni che intercorrono fra tutti gli attori presenti nell’organizzazione.
• quella esterna è invece rivolta ai clienti, ai fornitori, i media.

Gli obiettivi principali della comunicazione interna li dobbiamo invece descrivere in base al protagonista, quindi per l’azienda sono volti a

• supportare i cambiamenti in modo strategico,
• Conseguire gli obiettivi aziendali,
• coinvolgere il personale,
• facilitare e migliorare le relazioni interpersonali,
• ottimizzare i flussi comunicativi legati ai processi di lavoro,
• garantire i flussi comunicativi all’interno dell’organizzazione,
• creare un clima positivo e motivare il personale.

Per il dipendente gli obiettivi della comunicazione interna sono rivolti a

• dare un senso al lavoro che deve svolgere e che ci sia aspetta
• conoscere ciò che avviene all’interno dell’azienda,
• sentirsi ascoltato,
• ricevere risposte rapide e chiare che supportino il lavoro,
• sentirsi parte dell’organizzazione.

Se la comunicazione interna risulta difficoltosa, o non funziona, possiamo riscontrare frustrazione, stress e nervosismo, avremo più competizione che collaborazione tra colleghi, le persone non lavoreranno in un clima di benessere e serenità, inoltre possiamo riscontrare ansia e bassa motivazione nel raggiungere gli obiettivi e, tutto questo si ripercuoterà inevitabilmente sul business aziendale. Quindi l’azienda intera ne risente se le persone sentono una difficoltà nella comunicazione.

Cosa possiamo fare allora per migliorare la comunicazione interna, vediamo 5 soluzioni da applicare subito sia se sei un manager all’interno della tua azienda, sia se sei un dipendente.

Conoscere le persone oltre il ruolo

da quando una nuova figura entra in azienda è fondamentale sia monitorare il suo inserimento nelle le prime settimane, così che non ci siano dubbi in merito alla comunicazione dei regolamenti, delle procedure, e della suddivisione dei reparti, come anche dei ruoli, come successivamente è importante essere disponibili e di supporto, ai colleghi nel caso di domande o dubbi, mettendoci nei panni della persona, quindi empatizzando. Se siamo già colleghi da tempo fai il primo passo per conoscere meglio i colleghi che già lavorano in azienda. Non solo nelle ore lavorative, ma magari pranzando in gruppo, dedicando qualche minuto per trascorrere insieme la pausa caffè, così da approfondire la conoscenza giorno dopo giorno ed essere ognuno artefice del buon clima aziendale. Questa tipologia di comunicazione aiuterà ad instaurare una solida base di fiducia, che sarà utile anche nei momenti di tensione e stress, perchè se conosciamo bene la persona con cui lavoriamo saremo più inclini a comprendere gli errori e le motivazioni delle situazioni di lavoro giornaliere.

Proattività senza giudizio

Questa caratteristica si collega a quella di prima, perchè se vogliamo un clima sereno dobbiamo essere in grado di proporre, inventare e condividere idee ed errori per instaurare relazioni basate sul confronto costruttivo e non sulla mera competizione. Oggi la proattività è una caratteristica fondamentale, a cui noi recruiter in fase di selezione del personale, prestiamo molta attenzione perchè è un valore aggiunto per ogni progetto di successo. La proattività la riscontriamo quando è necessario individuare la condizione che, molto spesso, ostacola la ricerca di soluzioni o risposte a problematiche note. La causa primaria della mancanza di proattività è la mancanza di comunicazione che mettiamo in atto per il timore di esporci e di incorrere in errori e nel giudizio degli altri. La soluzione è una corretta interpretazione della comunicazione interna aziendale che deve supportare le persone aiutandole ad esporsi, ricordando che se si instaura fin dal principio un clima sereno, in cui ognuno è invitato a proporre il suo punto di vista,  allora si creeranno molte occasioni di sano confronto in futuro.

Onestà e chiarezza

La comunicazione in azienda deve fondarsi su valori quali l’onestà e la chiarezza. Questi sono elementi che devono necessariamente essere integrati nei valori aziendali, ma che poi devono coincidere con i valori di ogni persona che fa parte della realtà aziendale. Supportare appieno i concetti di onestà e chiarezza, riconoscendo che un orientamento di questo tipo permette di stimolare la creatività delle risorse, come anche il lavoro di squadra e rispetto reciproco assumono un ruolo decisivo nello sviluppo di progetti e nella crescita del business.

Dare feedback costruttivi

Lo abbiamo detto spesso quanto sono potenti i feedback costruttivi. Comunicare un feedback in modo costruttivo è fornire supporto alla consapevolezza, al miglioramento e all’ottimizzazione di comportamenti degli altri, sia tra capo e dipendente, ma anche tra colleghi.

Se si sfruttano tutte le sue potenzialità, si vedranno in tempi brevi risultati e un miglioramento della performance, ma aiuta anche a creare quell’affiatamento che permette di lavorare con serenità. Per utilizzare questa tecnica è fondamentale saper comunicare efficacemente, e padroneggiare la prima regola dell’intelligenza emotiva: se la persona si sentirà attaccata si difenderà. Quindi la chiave di un feedback efficace è spostare l’attenzione da -io- a noi-, per posizionarci a fianco della persona con l’obiettivo di risolvere un problema. Chiediamoci sempre prima di dare un feedback se ciò che dirò sarà costruttivo o critico, se il momento in cui vorrei fornire il mio feedback è utile a creare un ambiente di apprendimento, ad esempio dare un feedback in pubblico cambia dal darlo in privato, perchè questo influenzerà la ricezione e la reazione del messaggio da parte dell’interlocutore. Ricordiamoci per dare un feedback è importante saper individuare e analizzare gli spunti costruttivi che hanno il solo obiettivo di ottimizzare aspetti lavorativi.

Valorizzare l’impegno degli altri

Che tu sia un manager o un collega apprezzare e comunicare l’ apprezzamento al lavoro degli altri ci da l’opportunità di amplificarne le emozioni positive che vanno ad incrementare il benessere aziendale. Questa capacità si ricollega alla capacità di dare dei feedback efficaci, di dare ascolto e di valorizzare la persona, poichè questa sfumatura si ricollega a quanto appena detto nel paragrafo precedente: l’impegno degli altri va premiato, sempre. In un momento di successo in cui un progetto o un contratto si è concluso nel migliore dei modi occorre riconoscere i meriti.

Gli aspetti basilari della comunicazione interna aziendale vogliono che il raggiungimento degli obiettivi sia condiviso tra tutti coloro che hanno contribuito al risultato.

Come comunicare un successo aziendale? Un brindisi tra colleghi, una riunione in cui si riassumono i punti chiave di un meeting o un pranzo tra membri del team sono occasioni di condivisione uniche che migliorano il benessere in azienda, distendono il clima dopo un periodo di duro lavoro e pressione e valorizzano l’impegno quotidiano dei collaboratori. Puoi offrire un caffè o congratularti con un post su linkedin.

Ovviamente tutti questi consigli sono utili nella misura in cui tu hai voglia di metterti in gioco e senti che la qualità del clima aziendale dipende anche da come tu scegli di agire e reagire. Ora che hai ascoltato l’audio sulla comunicazione interna all’azienda prova a fare qualche riflessione sulla qualità della tua giornata lavorativa, quanto tu metti in campo queste soluzioni? Con che grado di soddisfazione da 1 a 10, quali invece non hai ancora sperimentato? E perchè?

Ti auguro una Buona riflessione!

Psicologa del Lavoro e autrice del podcast Psicologia a Lavoro!