Comunicazione in azienda: problemi e soluzioni

Indice

1. La comunicazione in azienda
2. La comunicazione in azienda: quali sono le principali tipologie?
3. Cause e conseguenze di una comunicazione poco efficace?
4. Come porre rimedio ad una comunicazione aziendale carente?
5. In conclusione

La comunicazione in azienda

Quando parliamo di comunicazione in azienda è importante fare una prima distinzione tra:

• interna: cioè quella tra collaboratori, capi, dipendenti, l’insieme delle relazioni che intercorrono fra i collaboratori e i gruppi in azienda e che riguardano lo scambio di informazioni fra i diversi comparti dell’azienda. In un contesto organizzativo d’impresa, il ruolo rivestito dalla comunicazione interna è strategico, perché da essa dipende la buona riuscita e l’efficacia delle azioni intraprese e, dunque, il conseguimento degli obiettivi condivisi dal management. Sebbene la comunicazione sia fondamentale per l’impresa, molto spesso viene trascurata e non considerata con sufficiente consapevolezza, tanto da risultare carente. Ne consegue che ad essere messa a dura prova non è solo la stabilità del clima aziendale, ma anche la produttività e, quindi, il fatturato.

• esterna è tutta la parte di comunicazione che va dall’interno all’esterno e coinvolge clienti, fornitori, media.

La comunicazione in azienda: quali sono le principali tipologie?

Ci sono almeno 3 tipologie di comunicazioni più importanti da tenere a mente in un contesto aziendale:

1. comunicazione finalizzata a prendere decisioni. I responsabili dell’azienda devono conoscere le mansioni di ogni collaboratore e membro del gruppo. Solo così disporranno di tutte le informazioni necessarie per prendere le giuste decisioni. Questo vale sia per chi ricopre ruoli apicali in azienda, che per chi si trova a coordinare gruppi di persone più piccoli o uffici.
2. coordinazione tra gli uffici e i comparti dell’azienda. Nelle grandi imprese i diversi dipartimenti sono strettamente legati l’uno all’altro: le attività che vengono svolte in un reparto sono legate a quelle svolte dall’altro dipartimento. Quindi è evidente che la comunicazione fra questi reparti debba essere efficiente, per poter consentire un lavoro sinergico e un clima di collaborazione.
3. lavoro di squadra. Le aziende di piccole e medie dimensioni, meno strutturate rispetto a quelle più grandi, non prevedono comparti e quindi una comunicazione tra reparti differenti. Ma ciò di cui i collaboratori hanno bisogno è uno scambio di informazioni continuo e chiaro sulle attività che stanno svolgendo e una condivisione chiara dei propri ruoli e responsabilità. In questo modo, verrà salvaguardato il benessere dell’ambiente lavorativo e la cooperazione fra le diverse persone.

Cause e conseguenze di una comunicazione poco efficace?

A volte può capitare che queste 3 forme di comunicazioni non si verifichino oppure avvengano, ma non in maniera efficace e coerente.

Prendiamo il caso di un responsabile d’ufficio che trasmette un messaggio troppo breve e incompleto oppure utilizzi esclusivamente email per effettuare una comunicazione importante, come un cambio di ruolo. Come pensate che possano recepire le informazioni i collaboratori che fanno parte del suo gruppo? La risposta è: in maniera frammentaria e scorretta. Le conseguenze di questa modalità di comunicazione sono confusione e fraintendimenti e quindi difficoltà nello svolgere il proprio lavoro.

Altre volte può capitare che, pur capendo l’importanza di comunicare un’informazione, le persone non ne abbiano la capacità o la preparazione, perché nessuno gli ha mostrato come comunicare in maniera efficace al proprio team di lavoro, per evitare di generare conflitti.

In tutti questi casi, la comunicazione aziendale rischia di essere carente e questo influisce negativamente sui risultati e sul benessere delle persone; una volta riconosciuto il problema, qualunque azienda dovrebbe cercare di migliorare la comunicazione interna.

Quanto abbiamo appena detto rivela le maggiori criticità quando le realtà aziendali attraversano momenti di difficoltà e di crisi. Cambiano i contesti, magari ci si trova di fronte a tagli del persone e quindi perdite di colleghi e, come se non bastasse, vengono a mancare i punti di riferimento sui quali poter contare. A volte basterebbe comunicare le situazioni, far partecipi i gruppi di lavoro di quanto sta accadendo. Ma la comunicazione viene spesso trascurata, con esiti deleteri per l’economia dell’organizzazione.

Conseguenze di una comunicazione difficoltosa tra collaboratori?

Quando la comunicazione interna non funziona o è poco efficace, le conseguenze posso rivelarsi attraverso molti aspetti. I dipendenti sono frustrati, non lavorano in condizioni di benessere e serenità e, di conseguenza, non raggiungono i risultati che ci si aspetterebbe da loro, con gravi ripercussioni sul fatturato dell’azienda.

Nella maggior parte dei casi si è in presenza di gruppi o comparti dell’azienda in situazioni di difficoltà, che non riescono a comunicare fra loro, sebbene non ci siano liti o scontri aperti frequenti e il clima sembri apparentemente sereno. In queste situazioni i problemi derivano da tensioni e malumori “sotterranei” al gruppo: molto spesso si tratta di cose “non dette” ma percepite chiaramente da tutti.

A prevalere sono rancore, paura di essere prevaricato, invidie: ma tutte queste emozioni vengono espresse sottovoce, a volte anche alle spalle nei corridoi, ma non vengono mai manifestate apertamente. Questo crea una comunicazione difficoltosa e scarsa: chi ha le informazioni se le tiene strette anche se potrebbero essere utili per il gruppo e, in generale, le persone tendono a procedere da sole sulla base di ciò che reputano più giusto oppure ad allearsi con altri colleghi, creando dei sottogruppi dannosissimi per l’efficacia del macrogruppo.

Come porre rimedio ad una comunicazione aziendale carente?

La soluzione è migliorare le relazioni fra i colleghi e capi, per migliorare la comunicazione interna, mettere in pratica questa consapevolezza porta ad un aumento del grado di soddisfazione sul lavoro, migliora l’ambiente, favorisce la comunicazione interna dell’impresa, che diventa più chiara, migliora il clima e aumenta la produttività.

Organizzare attività che aiutino i colleghi a conoscersi e a migliorare la loro relazione può essere uno dei migliori investimenti per il presente e per il futuro dell’azienda.

Quali figure in azienda possono occuparsi di migliorare questi aspetti relazionali?

Nei contesti organizzativi, a prescindere dalla grandezza è possibile inserire una figura che si occupi di migliorare la comunicazione e le relazioni tra le persone e questa funzione può essere l’HR Manager, il Responsabile delle Risorse Umane, o lo Psicologo del Lavoro sotto la cui sfera di azione rientra il compito di garantire l’engagement, la possibilità dei collaboratori di esprimere i propri bisogni, l’allineamento dell’organizzazione alla strategia del business, per non parlare della gestione del cambiamento o dello sviluppo della cultura aziendale.

In conclusione

La comunicazione aziendale è un aspetto che trasversalmente abbraccia sia organizzazioni piccole che grandi, ogni reparto a tutti i livelli. È fondamentale creare modalità, processi e strumenti di comunicazione chiari, semplici e condivisi da tutti per lasciar fluire al meglio le informazioni e coinvolgere le persone.

Se vuoi lavorare con me sulla comunicazione nella tua realtà organizzativa, sono qua!